Cómo realizar reuniones eficientes

Las reuniones pueden ser un arma de doble filo. Por un lado, si las utilizamos correctamente, pueden ser una de las herramientas más útiles. Sin embargo, todos hemos estado en reuniones que sobraban, extremadamente largas o en las que sencillamente no había un propósito.

esta reunión podria ser un emailNo solemos ser conscientes de cuánto cuesta una reunión pero tengamos en cuenta el número de personas que acuden a la misma, calculemos el precio por hora de cada uno de esos trabajadores y el número de horas que se reúnen a la semana o al mes. ¿Te ha parecido caro? Pues ese no es el coste real, piensa que los trabajadores son contratados porque son capaces de generar un valor superior a su salario y que mientras la persona está reunida, no está desarrollando otras tareas que pueden resultar ser un beneficio directo a la empresa. La reuniones no son gratis, aunque lo parezcan.

Crear reuniones eficientes puede convertirse en una tarea bastante sencilla pero serán necesarias dos cosas: seguir todos los pasos y mantener el control en todo momento.

Establece el objetivo de la reunión

Parece obvio ¿no? Pues no lo es tanto. Todo el mundo sabe ponerle un título a una reunión y ese no tiene por qué ser el objetivo. Veamos un ejemplo sencillo. Como título de la reunión podríamos tener «Sesión de brainstorming para aumentar el número de usuarios». El objetivo de la misma podría ser «Establecer 3 estrategias que nos ayudan a aumentar el número de usuarios nuevos».

Crear una agenda

No hay que confundir el objetivo con la agenda. La agenda son los puntos que se van a tocar en la reunión, no es más que un «calendario/horario» de las actividades que se van a realizar en la reunión. Una agenda para el ejemplo que hablábamos antes podría ser:

  • Introducción. (Explicar la razón de la reunión y leer la agenda) (1-5 mins)
  • Sesión de brainstorming (30 mins)
  • Short list (descartamos ideas imposibles, demasiado complicadas o cuyo resultado sabemos que será muy bajo)
  • Selección de las 3 mejores opciones de la short list.
  • Resumen y siguientes pasos.

No te guardes la agenda para ti, inclúyela en la convocatoria de la reunión para que todo el mundo sepa a lo que va y sobre todo para que puedan prepararse si es necesario.

Seleccionar un facilitador y responsable de la reunión

Hasta ahora todo parece fácil sin embargo, es posible que ya hagas estas dos cosas o al menos una de ellas y aún así las reuniones sigan siendo desastrosas. ¿Por qué? Probablemente porque no hayas definido a un responsable de la reunión. Antes de comenzar un meeting debemos seleccionar a una persona que se encargue de gestionar la reunión y facilitar que los puntos de la agenda se vayan cumpliendo.

Pasará y seguirá pasando a lo largo de los años que realizaremos una reunión para A y terminaremos hablando de B porque inevitablemente, hay aspectos relacionados que nos preocupan y que sin querer acaban saliendo a la luz. El facilitador debe encargarse de que todo el mundo tenga la posibilidad de hablar y expresar lo que tenga que decir, que las ideas sean escuchadas y sobre todo, de que nos ceñimos a la agenda y terminamos la reunión con el objetivo cumplido.

Durante la sesión de brainstorming deberían salir a la luz 10, 20 ó 30 posibles formas de aumentar los usuarios. Algunas de ellas serán buenas, otras serán malas y otras serán una auténtica locura. No obstante, al final de la reunión no será suficiente salir de ella con esa lista de 30 sino con algo accionable, es decir, con la selección de las 3 mejores para comenzar a trabajar en ellas.

Definir próximos pasos y responsables de los mismos

El último punto de la agenda es esencial y debería aparecer en todas las reuniones. Es perfecto para recopilar lo que se ha hablado, que todos se vayan con la idea general de qué hemos hecho pero sobre todo, de los siguientes pasos. La reunión termina cuando salimos de la sala, pero el proyecto no y siempre habrá algo debe hacerse tras la misma y una persona encargada de hacerlo.

Cuando terminemos una reunión debemos tener una visión clara de las acciones que se van a realizar y de quién las va a realizar. Por ejemplo:

  • Analizar la viabilidad técnica de la solución 1 con el equipo de IT –> J. Martinez.
  • Estudiar si es posible crear un programa de referidos mediante la creación de URLs de invitación únicas –> L. Montoro
  • Lanzar una campaña en redes sociales con un código promocional para nuevos usuarios –> F. Gómez.

Resumen informativo y notas adicionales

Realizar un breve resumen de la reunión, qué se ha hecho y qué se va a hacer y mandarlo por email. Sería ideal tomar notas durante la reunión e incluirlas dentro de este resumen. De este modo todo el mundo puede volver a revisar lo que no le haya quedado claro y se da visibilidad a los próximos pasos y el trabajo pendiente.

María Leal

Con más de 8 años de experiencia en SEO, he decidido dar un paso en mi carrera hacia el product management. Esta web es el lugar donde compartiré mis experiencias sobre libros, productos y artículos interesantes.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Pin It on Pinterest