Cómo reducir las interrupciones en el trabajo. Experimento práctico.

Prácticamente en todas las retros que realizamos, aparecen puntos de mejora y, por supuesto, el objetivo es encontrar acciones para efectivamente, reducir el impacto de esos problemas. A lo largo de mi carrera me he encontrado en multitud de ocasiones con la queja de que las interrupciones en el trabajo hacen que seamos menos productivos y la realidad, es que es cierto.

Cada vez que nos interrumpen para hacernos una consulta, ocurre lo mismo que cuando queremos trabajar en 8 cosas a la vez. El cambio de contexto de pasar de una a otra nos hace perder un tiempo valiosísimo. Obviamente, reducir las interrupciones a cero es casi imposible y de hecho, hacerlo probablemente nos llevaría a reducir la productividad por parte de las personas que necesitan resolver esas dudas. No obstante, existen formas de reducir las interrupciones. Veamos la siguiente hipótesis:

Hipótesis: Agrupar las interrupciones reduce el tiempo de cambio de contexto

En el caso uno, el trabajador ha sufrido 5 interrupciones de 5 minutos cada una. Esto hace que deba salirse de su tarea 5 veces y al volver a ella, necesita un tiempo de inmersión en la misma (pongámosle, por ejemplo, 2 minutos). Cinco minutos por interrumpción (5×5), más los 2 minutos de cada una de ellas (5X2) para volver a su trabajo hacen un total de 35 minutos.

En el segundo caso, hemos agrupado las interrupciones de modo que todas ellas se producen en el mismo momento. La duración de las consultas (5) sería la misma, 5 minutos, por lo que el tiempo de consulta es el mismo: 25 minutos. No obstante, el tiempo de cambio de contexto se reduce de 10 minutos a 2, lo que hace un total de 27 minutos. Hemos reducido 8 minutos en el día, lo que supone 40 minutos a la semana y unos 160 al mes. Quizá parezca una tontería pero si esto lo extrapolamos el todas las personas de la compañía, es un dato a tener en cuenta.

Experimento. Cómo agrupamos las interrupciones

La idea pretende encontrar un método sencillo a través del cual, las personas sepan cuándo pueden y cuándo no deben interrumpir a alguien que está concentrado en lo que está haciendo. La propuesta, es la de colocar unas luces en los monitores, a modo de señal (rojo, «no disponible» y verde, «disponible»). Estas luces pueden comprarse en Aliexpress, Amazon o donde quieras. Si no quieres gastar dinero, otra opción es hacer banderas o señaladores de papel.

Resultados del experimento

El experimento fue realizado durante 2 semanas. La primera semana, la semana de control, tenía como objetivo contabilizar las interrupciones que se solían dar trabajando de forma tradicional.

La segunda semana, es la semana en la que trabajamos con el sistema de las luces. Como puede apreciarse, todos los desarrolladores obtuvieron un menor número de interrupciones media al día, salvo uno, que obtuvo las mismas. En conjunto, pasamos de una media de 2,47 interrupciones al día por persona a una media de 1,83. Esto significa un 25% menos de interrupciones en el trabajo.

Además, realicé una encuesta cualitativa para ver cómo habían sentido este cambio los desarrolladores. El 100% respondió que quería seguir con esta práctica, no obstante, el 50% dijo que no sentía que hubiera podido trabajar de forma continua. Después de hablar con alguno de ellos he llegado a dos conclusiones, la primera es que obviamente, es imposible reducir a cero las interrupciones, se van a dar siempre y lo que debemos hacer es buscar cómo reducirlas o mitigar sus consecuencias. La otra es que me comentaban que al ser solo una semana, había personas (stakeholders) que no conocían el funcionamiento y seguían interrumpiéndolos aún cuando tenían la luz roja encendida. Creo que al final, si se decide utilizar esta opción, es cuestión de tiempo que todo el mundo la comprenda y se adapte.

María Leal

Con más de 8 años de experiencia en SEO, he decidido dar un paso en mi carrera hacia el product management. Esta web es el lugar donde compartiré mis experiencias sobre libros, productos y artículos interesantes.

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